第12篇 a物业管理公司办公室秘书岗位职责

物业管理公司办公室秘书岗位职责

1、根据主任的要求,协助起草管理处综合性的业务报告、计划、总结、决议及本部门公文函件。

2、汇总各类报表,做好管理处大事记和外事活动日志。

3、协助主任做好日常接待、来信来访等工作。

4、负责物管处印章的保管,严格按规定使用印章。

5、做好保密工作,所保管的各种文件、资料,不得遗失,不得外漏,定期清理各种文件、资料。

6、在日常工作中注意收集和积累各种资料,指导各部门秘书(内勤)按归档范围和目录整理该归档的材料,在次年初将物管处档案材料整理立卷归档。

7、严格借档手续,做好档案、文件、资料的借阅,并做好登记工作。

8、做好档案的安全防腐防霉工作。

9、负责各种公文的打印、复印,接听电话、收发传真、接待来访人员。

10、负责物管处报刊、信函的收发传递。

11、接待来访客人,根据具体情况安排客人的食、住、玩。

12、公司网站上内容的监督与管理,发现网站上对公司有不良影响的批评都要及时上报公司领导并落实解决方案。

13、公司人员招聘的跟进以及面试安排。

14、办公设备的使用和基本维护。

15、办公用品的采购、库存、领用管理。

16、办理公司员工的入职、离职、升职、调职等行政手续。管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理。

17、负责物管处内各类文函的呈报及批复后的传送。

18、负责总经理外出前的准备工作(如开具介绍信准备礼品、借款、落实车船机票、电话联系及接送安排等)。

19、更换饮水,送水电话。

20、做好上级公司、机关颁发的有关党务、纪检、组织、宣传行政管理等方面文件的收入发工作做好登记,呈送总经理及有关人员传阅。

21、完成主任交办的其它工作。