第2篇 y酒店电话总机各岗位职责

职务名称 总机主管

部 门 前厅部

直接上级主管 前厅部经理

直接下属 领班和话务员

(一)岗位职责

直接领导总机的工作,全面负责酒店电话的接线工作,保证准确、迅速地转接所有电话,并且协调总机班与其它各部门之间的沟通与联系,处理客人的投诉,并且制定总机班今后的发展计划,经常对话务员进行业务培训。

1、掌握酒店客房状态及客人情况;

2、列出综合项目的计划,其中包括工作条例和行为规范,列出对话务员的要求;

至少安排三个话务员坐机台;

每月对话务员出勤情况做一次汇报;

确保工作计划严格执行;

3、预估可能出现的需要并据此修订工作计划;

每周末与预订部核实一下房间出租情况;

列出繁忙与相对不忙情况下所需话务员的名单,结合需要随时调整班次;

4、统计每日经手的idd瑶ddd(国际、国内长途电话);

idd,ddd;

每周将特殊电话单呈交前厅部经理;

5、保证酒店电话号码表的编辑和印刷,并及时提供给各部门使用,必须随时更改,保证使用的是最新的;

每三个月重新核实酒店电话表;

与秘书合作,定期准备好电话号码表;

6、准备一个最新的信息栏,给话务员提供信息;

每天更换、调整信息栏的内容;

每周例会与话务员接触一次,以防有信息遗漏;

7、确保电话房清洁;使工作区域有条不紊;禁止在机台残留任何碎纸;

8、确保员工的工作质量,时刻保持最佳状态;

随时抽查话务员讲话和接电话的态度和方式;

与客人交流,以求得到最佳服务;

9、培训职工追求高度责任感和最佳电话礼貌态度;

熟练接机步骤;

铃响三声之内必须接起电话;

10、对电话室的电脑终端负责;保证每位员工熟练操作电脑;周期性检查电脑终端的正常;

11、记录重要的传呼电话;将重要传呼电话时间及内容记录下来;记录传呼系统故障情况,酝现故障,立即报告前厅经理;

12、随时注意观察并培训在紧急报警情况下话务员如何处理;

13、保存一份所有行政人员及部门经理的bp机号码及家庭电话号码(如果有):保存联系电话记录,如有紧急情况,以便联络;

定期修订最新电话号码记录;

14、定期对本部门员工进行评估,按照制度实施奖惩;

15、遵守酒店的一切规章制度;

16、对前厅经理和管理部门提出的职责要求也要执行。

(二)素质标准

1、基本素质:服务热忱,全面掌握旅游景点及娱乐等方面的知识和信息,具有很强的信息沟通能力,熟悉人工长途电话、国际国内直拨电话服务的程序和特点,以及各种话务的不同收费标准,掌握电话结算方法,熟记酒店内部所有电话分机、直线号码,熟记相当数量的外界电话号码。

2、自然条件:身体健康,精力旺盛,五官端正,口齿清楚,年龄在23岁以上,女性。

3、文化程度;高等院校大专或同等文化程度,最好是外语专业。

4、外语水平:有较高的外语听说水平,达到旅游局中级以上。

5、工作经验:四年以上酒店话务或相似工作经历。

6、特殊要求:情绪稳定,有耐性,反应快,音色甜美,听写迅速,有长话局培训上岗证书,熟悉电脑操作及打字。

二、职务名称 话务员领班

部 门 前厅部

直接上级主管 总机主管

直接下属 总机话务员

(一)岗位职责

1、直接对总机主管负责,保证当班工作能按主管要求进行;

2、协助主管制订各时期的话务员的工作计划,提供主管所需的记录、报表、月总结;

3、及时向主管汇报工作情况及出现的问题,并提出建议;

4、在重要问题上,积极提出建议性意见及做出必要的行动;

5、业务熟练,不断努力提高业务及外语水平;

6、了解、督促当班话务员的服务态度、服务质量及劳动纪律l

7、了解当日天气情况,并做好记录;

8、主动沟通各部门及长途台的关系,遇到有更改或新增设的服务内容马上落实,通知组员;

9、合理安排当班员工用餐;

10、了解当班员工的思想情况,帮助她们处理好各项关系。

(二)素质标准

1、基本素质;服务热忱,全面掌握旅游景点及娱乐等方面的知识和信息,具有很强的信息沟通能力,熟悉各种长话业务程序与计费方法,熟记酒店内部所有电话分机、直线号码,熟记相当数量的星级酒店、旅游景点电话,熟悉电脑操作。

2、自然条件:身体健康,五官端正,口齿清楚,年龄在20岁以上,女性。

3、文化程度;专科以上或同等文化程度,最好是外语专业。

4、外语水平:外语听说能力达到旅游局中级以上水平。

5、工作经验:一年以上酒店话务工作经验。

6、特殊要求:语音甜美,反应迅速,耐性强,持有长话局培训上岗证书。

三、职务名称 总机话务员

部 门 前厅部

直接上级主管 总机领班

(一)岗位职责

1、仪容仪表:话务员工作需按规定着装,配戴工号牌;工服整洁、干净,着裙装需穿长筒袜;袜不得有抽丝、破洞;工作时着淡妆;进人工作间需穿拖鞋;

2、工作区域保护:四个话务接转台、四个电脑终端、一台电脑叫醒机、一台打印机、二部电话分机、以及其它办公用品;工作区域及区域内设备,每天由卫生值班人员进行清洁维护;食品、饮料、杂志等非工作用品,不允许带人工作间;非有关工作人员,不得进入总机;

3、协作配合:总机是24小时均有人值班的部门,所有话务员工作中要相互信任、协作配合,保证电话接转通畅、顺利;

4、交接班:交班人员应在下班前完成交班日记;接班人员换好工服后,需提前10分钟到岗,检查总机的大门钥匙是否在;主管向领班及员工传达当日信息,使员工有准备地工作;如果接班员因故未准时接班或缺勤,上班人员不得擅自决定下班,须听从主管调配;(主管不在的情况下,第3,4项工作由领班完成)

(二)素质标准

1、基本素质:服务热忱,全面掌握旅游景点及娱乐等方面的知识和信息,具有很强的信息沟通能力,熟记酒店内所有电话号码,包括传真电话、电报挂号等,熟记相当数量的外界电话号码,熟悉电话业务基础知识,熟练电脑操作。

2、自然条件:身体健康,五官端正,口齿清楚,年龄在20岁以上,女性。

3、文化程度:外语学校或职高毕业,最好外语专业。

4、外语水平:较强的英语会话及听写能力,达到旅游局中级以上水平。

5、工作经验:一年以上酒店前台或相似工作经历。

6、特殊要求:情绪稳定,善于控制自己的情绪,声音清晰、悦耳,听写迅速,耳部与喉部无慢性疾病,有长话局培训上岗证者优先。