秘书工作案例篇12

会展同样也是收集信息的重要来源。秘书在展场上应能深入了解并及时掌握从销售一线反馈回来的市场信息，并且善于把被动的展示功能转换成主动的引导功能，加强展会的互动作用，吸引参会人员共同加入到企业的活动中来。会展需要秘书，主要表现在三个方面。

(1)会展的联络、协调和组织工作

大中型会展筹办时间通常都在一年以上。会展头绪繁多，环节复杂，涉及面又广，需要大量的周密的联络、协调和组织工作。首先是项目的选定，需要做大量的市场调查，收集目标客户的信息、合作单位的信息，该项目的行业、产业的信息;联络该会展所属行业的主办单位、主管部门;建立与全国及海外的合作伙伴、招展组团代理的关系、与各专业媒体和公众媒体的关系等。接着是寻求支持单位、合作单位，建立营销网络。然后是招展工作，收集和建立潜在客户名单，发送参展说明书，进行招展宣传;选择参展商，签订参展合同。最后是招展组团管理，人员的确定和分工，制订工作方案等等。这一系列工作都离不开秘书。

(2)会展的会议组织工作

会展的重点是“展”，可是必然要召开一系列的会议。譬如：展出之前有筹备会、检查会、动员会;展出期间有开幕式、报告会、新产品发布会、技术交流会、研讨会、贸易洽谈会、记者招待会;展出以后又有评估会、总结会、新闻发布会等等。这些会议的组织安排、服务工作都需要秘书去做。

(3)会展的文书工作

会展除了展品、展台、操作、演示之外，还会产生大量的多样的文书、资料。譬如市场调查报告、企业参展情况分析、会展说明书、新闻宣传资料、产品的文字介绍、广告文案、工作方案、邀请书、参展合同、会展日程表、参观须知、会议记录、会议纪要、客户及潜在客户名单、档案、评估报告、总结报告等等。这些文件、资料的撰写、制作，秘书更是责无旁贷。