怎样做好会议的预算篇3

在做会议场地预算时，应考虑到以下几方面的费用：

一、会议场地租赁费用

会议场地租赁费用是整个会议场地费用的最大支出，一般费用的多少与场地酒店星级，会议规模，会议场地的地理位置等有关。至于要租怎样的会议场地，要根据公司的会议性质来定。

通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内，比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

二、会议设施租赁费用

此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，否则可能影响会议的进行。

三、会场布置费用

如果不是特殊要求，一般会场布置费用是包含在会场租赁费用中的。如果有特殊要求，需要和场地方沟通，谈具体的费用。

四、其他支持费用

这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。 基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉 且服务专业的支持。

对于会议场地及会议配套设备的预算，主办方应在考察场地时了解是否需要收费，收费的话价格又是怎样，并尽可能细化各项要求，单独与场地方签订服务协议。