第8篇 星级酒店营销部内勤兼秘书岗位职责

五星级酒店营销部内勤兼秘书岗位职责

[直接上级]:营销部经理

[直接下级]:无

[职位描述]: 收取、处理各类文件、信函、传真、电话并及时记录、分类、传递;做好档案分类、保管工作。

[工作内容]:

1、根据经理的要求处理部门的各项文书工作。

2、安排好由经理主持的会议准备工作,如落实会议地点,召开时间及参加人员,并做好会议纪要,印发到各部门。

3、与各部门文员沟通,协调处理好上级、下级、同级的文件和信息传递工作。

4、根据经理要求起草文件,经经理修改、确认签名后,打印发出。

5、根据要求,收取、处理各类文件、信函、传真、电话并及时记录、分类、传递。

6、做好档案分类、保管工作,各类文件非经市场营销经理同意不得外借、复印传出,对机密文件要认真登记。

7、负责部门办公用品、礼品、福利品、书籍资料的领取、登记、分发和保管工作。

8、保管部门各办公室及写字台钥匙,负责开门及安全,钥匙严禁复制,因故不能上班时,可交一同事代为开门,并负责安全。

9、其他日常工作:负责销售/公关人员出访登记管理;每月底收回销售/公关人员统计总结报表;每月底收回销售/公关人员当月新收名片复印,输入电脑交经理;按指示代替市场营销经理参加酒店会议,做好记录,事后向市场经理汇报;每月末统计各同事需要申领的各类文具种类与数量一次;本部对外邮件的统一邮寄、收到邮件的分发;重要合约(如住房合约)发送各有关部门并由对方签收。

10、完成市场营销经理交办的其他工作。

[素质要求]:

1、基本素质:信守商业机密,讲求效率,工作认真细致,善于交际和配合,待人热情、诚恳、大方。

2、自然条件:仪表端庄,年龄24岁以上,女性。身高1.65-1.68米。

3、文化程度:大学文化程度,英语、文秘专业为最佳。

4、外语水平:能熟练使用英语,能翻译英文资料,有第二外语基础。

5、工作经验:2年以上酒店工作经验,并有3年以上文秘工作的经验。

6、特殊要求:熟练操作各种办公室自动化设备,能通晓常用的电脑应用软件,具有较强的中英文听说写译能力和组织能力。

[直接责任]:

1.对直接上级及本人所涉及的工作负直接责任,执行并完成上级下达的各项任务。定期汇报,请示工作,本人亲自做的工作所连带的责任。对所辖工作区域以及工作中个人行为负责。本人的工作行为所产生的最终结果负责。对本人的纪律行为负责。对本部门和本人所掌管的饭店和部门秘密的安全负责。本人承担的本部门领导责任。