第12篇 行政内勤岗位职责

直接上级：综合管理部经理

本职：负责制定公司档案管理制度，负责公司档案管理、公司印章、公司固定资产、低值易耗品及后勤协调管理工作。

职责与工作任务：

一、 负责制定公司的档案管理制度

1） 负责起草公司的档案管理制度；

2） 负责制定公司档案管理工作计划。

二、 负责公司的档案管理

1） 公司所有档案的接收，包括各种文书、图纸、合同、人事档案等；

2） 对接收的档案依日期、种类、部门等进行分类，并确定档案秘级及保管期限；

3） 负责编制检索工具；

4） 负责执行档案借阅管理制度，履行借阅手续，提醒借阅者归还到期的档案资料；

5） 负责对公司到期应销毁的档案及时提出销毁计划；

6） 负责组织公司电子档案的录入及保管工作。

三、 负责公司档案的编集、利用工作

1） 负责公司所有档案的编集、统计工作；

2） 负责对录入后的文稿做到及时存档、上交、送还或销毁；

3） 负责计算机内档案文件的安全和保密工作。

四、 负责公司的后勤管理

1） 负责公司固定资产、低值易耗品及后勤协调管理工作

2） 负责组织管理公司治安保卫工作，确保正常的办公、后勤秩序，公司员工和财产的安全；

3） 负责公司防火安全与消防工作，定期检查公司消防设备设施配置和使用状态，督办更换；

4） 负责组织公司内外环境的绿化、清扫及保持工作；

5） 负责公司办公用品的采购、保管及发放管理；

6） 负责编制公司年度固定资产购置计划；

7） 负责购置公司固定资产和设备维修工作；

8） 负责公司固定资产种类、数量、型号、分布及使用情况的统计工作。

五、 协助综合部经理做好公司的车务工作

1） 负责公司用车制度及经费计划的制定；

2） 负责公司车辆的调度和使用；

3） 负责交通安全的对外协调工作，负责处理安全交通事故；

4） 负责车辆公里、油、材料及司机各项费用的财务数据的统计工作；

5） 负责车辆的维修、年检、报废、更新、保险及理赔工作；

6） 负责组织驾驶员年审工作；

7） 负责车辆各种手续的办理及保管工作。

六、 做好会务服务工作

1） 负责会议前期准备、会场布置工作及会议用餐等工作；

2） 负责会议材料的印刷工作；

3） 负责会议所需物品的准备工作。

七、 负责公司各类报纸、杂志的征订、分发工作

1） 负责各类报纸、杂志的征订工作；

2） 负责将各类报纸、杂志分发，送到公司领导办公室、公司各部门；

3） 负责特殊信件的登记处理；

八、 负责公司文件收发文管理

1） 负责公司各种来文来函的接收、登记、传阅、归档工作；

2） 负责公司拟发文件的登记、编号和印发工作；

3） 负责公司发文、会议纪要等打印工作；

4） 负责公司各部门对外发文工作；

5） 负责公司各部所有的文件、材料的复印工作。

九、 完成行综合管理部经理交办的其他工作任务

权力：

一、 对各部门档案收集权

二、 归档档案的借阅登记监督检查权、催收权

三、 归档的档案、电子档案的保管权、管理权

四、 对办公用品的采购权、保管权

五、 对各部门的安全保卫、防火、卫生工作的监督检查权

六、 对各部门安全隐患的限期整改权

七、 本部门预算内的费用使用权

任职资格：

大学专科以上学历

专业知识：

具备相应的行政管理知识

工作经验：

相关工作经验3年以上

技能技巧：

具备基本的网络知识，具有较强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力