第10篇 管理处文档管理员岗位职责

管理处文档管理员岗位职责

文档管理员在管理处经理助理领导下,负责办公设备的操作、使用、保养及住宅区各类档案的系统管理工作。具体岗位职责如下:

一、熟悉各种办公设备的性能、特点和操作方法,严格执行管理处办公设备使用、管理制度,严禁未经批准人员操作。

二、能熟练使用万科物业管理软件和其他管理软件。

三、严格执行管理处文档管理制度,具有良好的职业道德和较高的业务素质。

四、制定科学的分类编码方法,对住宅区全部档案详细、系统分类,根据电脑磁盘、录音带、录像带、胶片、图片、质量记录等不同类型档案资料的特点,科学保存。

五、在各部门设置兼职档案员,负责收集各部门管理档案资料,确保住宅区档案资料的全面性、系统性和时效性。

六、严格执行住宅区档案使用、查询制度,规定不能外借的档案资料,未经批准不得外借。

七、每月底对档案室所存档案集中系统整理、盘查一次,发现丢失档案,及时报告。

八、与宣传员共同完成办理住户装修及入住手续,并妥善保管和发放钥匙,做好记录,热情接待每位顾客。

九、负责电话接听、来访人员及住户接待工作,并将收集的各类信息及时传达给相应工作人员。

十、负责日常文件的打印,以及外来文件的收集归档工作。

十一、负责办公环境的管理,确保办公环境整洁有序。

十二、负责管理处办公用品的管理,以及办公自动化设备的日常保养及管理工作。

十三、完成管理处经理助理交办的其他任务。