第13篇 房地产总裁办公室职责各岗位职责

房地产公司总裁办公室职责及各岗位职责

总裁办公室由总裁办公室主任负责,在行政总监领导下开展工作。

承担企业固定资产管理、档案管理、后勤保障管理、信息管理的职能。

岗位设置:总裁办公室主任一名、信息督导一名、行政主管一名、副总裁秘书一名、法律顾问一名、合同主管一名、前台文员兼档案管理员一名、司机三名。

1、总裁办公室职能:

(1)信息管理;

(2)合同管理;

(3)公文管理;

(4)会议管理;

(5)车辆管理;

(6)档案管理;

(7)印章管理;

(8)固定资产、办公用品与低值易耗品管理;

(9)企业品牌与形象管理;

(10)法律事务管理;

(11)企业信用与资质管理;

(12)企业发展关系管理;

(13)后勤保障管理。

2、总裁办公室各岗位职责:

总裁办公室主任

直接上级:行政总监

直接下级:行政主管、信息督导、法律顾问、合同主管、副总裁秘书、前台文员兼档案管理员

本职工作:日常行政管理岗位职责:

(1)负责总裁办公室日常事务管理;

(2)负责集团行政开支汇总及报批工作;

(3)负责集团印章管理;

(4)负责集团领导日常事务安排;

(5)负责集团法律事务管理;

(6)负责集团行政公文的校核,按程序报批;

(7)负责集团年度工作总结的校核;

(8)负责集团各类对外宣传资料、宣传信息的校核;

(9)负责集团对外事务性工作的联系及对外接待;

(10)负责总裁办公室规范化建设;

(11)完成领导交办的其他工作。

信息督导

直接上级:总裁办公室主任

本职工作:信息管理岗位职责:

(1)负责集团各类行政会议的组织、记录与督办工作;

(2)负责集团内部行政资料整理归档、文书打印;

(3)负责总裁办公会会议纪要拟订及其决议执行情况汇总与追踪,完成每周工作安排,完成信息反馈;

(4)负责拟订或初审集团内部各类行政公文及组织集团领导发言稿;

(5)负责集团新闻宣传的组织落实;

(6)负责招待申请登记、标准复核、招待预定及招待费用初审,协助完成外事接待工作;

(7)负责集团办公环境整治和文明办公管理工作;

(8)完成领导交办的其他工作。

行政主管

直接上级:总裁办公室主任

直接下级:司机、食堂管理员

本职工作:固定资产管理、后勤保障

岗位职责:

(1)负责车辆调度及车况鉴定、维修管理,车辆费用、车辆年审、保险管理;

(2)负责企业各种资质、证照的办理和年检;

(3)负责集团固定资产、低值易耗品的计划和采买;

(4)负责集团固定资产、低值易耗品的实物管理,负责出入库手续办理、资产台帐、帐实核查及发放工作;

(5)负责员工食堂、员工宿舍的管理及各种后勤保障服务;

(6)完成领导交办的其他工作。

副总裁秘书

直接上级:副总裁、办公室主任

本职工作:贯彻副总裁指令、文书整理

岗位职责:

(1)负责对副总裁分管部门的工作情况进行追踪、落实、下达指令,并及时将结果向总裁、副总裁汇报;

(2)负责协助副总裁做好对内、对外的联系、接待、协调工作,做好上传下达;

(3)负责对与副总裁有关的资料、文件的收发、打印、复印、归类与整理工作;

(4)负责对副总裁分管部门的各种费用支出与营业收入的统计汇总工作,并及时汇报统计结果;

(5)协助总裁办公室主任对集团各项日常管理工作进行监督和落实;(6)配合集团和各项目部做好相关行政管理工作;

(7)完成领导交办的其他工作。

合同主管

直接上级:总裁办公室主任

本职工作:日常法律事务管理

岗位职责:

(1)负责审查集团各类合同;

(2)负责集团诉讼、仲裁事项处理、收集证据、与对方协商;

(3)负责对集团本部形成的法律法规文件的收集、整理;

(4)完成领导交办的其他工作。

法律顾问

直接上级:总裁办公室主任

本职工作:法律事务处理

岗位职责:

(1)负责复核集团各类合同;

(2)负责集团法律事务咨询、诉讼、仲裁事项的处理,收集证据,代表集团与对方协商或出庭应诉;

(3)负责对集团本部、子公司各岗位人员法律事务培训工作;

(4)完成领导交办的其他工作。

前台文员兼档案管理员

直接上级:总裁办公室主任

本职工作:前台接待、档案管理、办公用品管理

岗位职责:

(1)负责办公用品的实物管理,负责出入库手续办理、帐实核查及发放工作;

(2)负责打印、复印设备的日常管理工作;

(3)负责接转电话、传真,对要求传达的内容做好上传下达工作;

(4)负责收发、通知、通告工作并传送各单位、部门往来文件;

(5)负责对集团各部门及子公司的档案管理实施指导、月度检查、监督、归档、保管;

(6)负责建立集团所有档案的电子台帐;

(7)负责接待、迎送来访客人,做好集团会议相关服务工作;

(8)负责报刊分发、整理工作,对所需报刊信息、广告剪贴要做到细致深入、无遗漏并分类整理,实现系统规范、便于查询;

(9

)完成领导交办的其他工作。

司机直接上级:行政主管本职工作:车辆驾驶、维修保养

岗位职责:

(1)根据行政主管调度安排准时出车;

(2)负责车辆定期维修、保养及养路费、保险、年审业务的具体办理;

(3)负责车辆车容、车内卫生工作,保持车辆内外干净舒适;

(4)定期参加司机安全学习,如遇事故,协助处理交通事故;