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岗位主要工作项目
1、负责上级公文的处理工作,督办各项工作的落实情况。
2、负责会议组织安排、准备及会议记录工作,做好院级工作大事记。
3、做好现金出纳报账工作,津贴、奖金的发放工作。
4、负责职工考勤、工作量汇总统计工作。
5、负责公章的保管与使用。
6、负责院级一般性公文的起草与收发工作;制定办公、办文工作细则和程序及相关工作纪律。
7、负责对外宣传工作,校内、院内有关工作的联系协调工作,负责假期教工值班安排工作。
8、负责教学办公场所日常管理和资产管理与使用。
9、负责外来客人的接待、安排工作。
10、协助领导处理好紧急事务,了解掌握行政工作情况,经常向领导提供各种信息,并提出具体工作意见,起到参谋、助手作用。
11、完成领导交办的其他工作。
二、 主要工作指标
1、公文处理及时准确,督办落实工作高效及时。
2、现金出纳报账、津贴、奖金的发放准确率100%。
3、职工考勤、工作量汇总统计准确无误。
4、教学、办公场所运转正常,无安全事故发生。
5、资产管理工作做到帐、卡、物相符,管理质量优秀,使用率100%。
6、完成上级及职能部门布置的工作及时,准确率100%。
7、外来客人的接待热情大方、安排工作周到细致,为师生服务满意率100%。
1、在学院党政领导下,主持学院办公室全面工作。
2、受学院领导的委托,代表学院处理对内、对外的有关事项。
3、负责主持召开行政办公会议、工作例会以及全体工作人员会议,传达贯彻上级文件精神和院领导工作部署,研究决定安排学院办公室的重大事项。
4、拟定各级来文来电的分送处理意见,组织起草学院党政工作报告、发展规划、总结、计划、决议、纪要等文件,审签学院党政各类文件,签发学院办公室文件。
5、协助院领导组织好各类会议,负责会议题的初审并分报主管领导审定;审签会议纪要,督促检查会议决议的贯彻落实。
6、根据学院工作部署,综合协调各部门、各单位开展工作。
7、组织开展调查研究,搜集整理信息,积极发挥领导参谋助手作用。
8、督查督办上级部门和学院领导批示、学院的重要决定以及院领导安排事项的落实。
9、协调安排学校党政领导工作日程。
10、协助院领导组织处理学院突发事件和重大事故。
11、负责校内外的联络沟通和公务接待工作。
12、负责印信管理、来信来访、校友联络、机要保密等工作。
13、负责学院办公室的资产财务、人事调配、安全保卫、服务保障等工作。
14、负责办公室的自身建设,组织办公室人员的业务培训,提高政治素质、业务水平和实际工作能力。
15、完成学院党政交办的其它工作。
根据《zz师范学院学院党政办公室主任工作职责》及相关规定,外语学院党政办公室主任对外语学院领导负责,当好学院领导的参谋和助手,全心全意为教学、科研第一线服务。其岗位职责如下:
一、负责学院级党政秘书工作。
1.负责处理学院办公室日常事务,保证学院办公室工作正常运转,并填写办公室工作日志。
2.负责拟定学院级规章制度及起草外语学院行政工作计划与总结等党政综合文件。
3.每个学期开始与结束时,协助学院领导检查各项工作的完成情况。
4.按学院领导的安排召集学院党、政会议,起草党政会议纪要、决议等。
5.配合学院党总支负责人完成党员发展的相关文字工作。
6.负责管理、使用外语学院总支、行政公章;在学院领导授权下管理、使用领导印章;负责签发学院领导批准的文件。
7.安排学院管理人员在节假日的值班,并负责考勤。
二、负责教学评估的常规工作。
1.指导学院教学科研秘书做好教学评估的相关工作。
2.指导学院档案管理员做好教学评估建档工作,负责学院内档案的常规抽查。
3.指导教学科研秘书落实学院内科研工作的规划、实施情况;出现未能完成计划等情况,应向学院主管领导汇报。
4.指导教学科研秘书实施学院内教学效果的评价,负责初步复核。
三、负责学院内有关工作的协调与督查。
1.督促、检查学院行政、教辅人员工作职责落实,协调行政教辅人员关系,不断提高工作业务素质和工作效率。
2.解决本学院各办工室人员中遇到的急难问题,积极主动与学校有关职能部门联学院,及时答复,及时解决。
3.协助学院主任抓好全学院各类人员的业务考核、考勤和奖惩等工作。参与对办公室人员的使用、晋级、奖惩等项工作的讨论,并提出具体意见。
4.执行学校安排,组织党总支相关人员、学院内相关教师参加学校会议、活动。
四、负责公文处理和运行。
1.接受学校党政办公室的工作指令,参加学校召开的相关会议;根据学院领导工作指示,起草行政方面的上、下行文。
2.负责督促外语学院各部门及教师完成各类报表和总结,收存总结、报表等文件,严格做好保密工作。
3.签收和批转有关文件;负责向全学院工作人员、教师通知党政方面的工作要求。
4.负责接收、分发、送阅机要文件或党政资料,并按规定清退、销毁相关材料。
五、负责学院级各类档案工作。
1.参与制定学院档案工作的规章制度,负责监督、指导和检查档案收存情况。
2.负责指导、检查全学院教师业务档案的建立、材料收存。
3.负责学院综合信息统计及其报表,完成或向相关工作人员分派学院布置的各项统计任务。
六、负责信息工作。
1.负责重大事件、紧急事件的对口汇报,并在第一时间参与处理。
2.负责开展对外联学院、合作信息的收集、整理、分析,并提交学院主管领导。
3.负责学院教学区域、办公区域标牌管理及以上区域宣传工作的布置、指导。
4.负责检查校园网外语学院站点制作、管理与日常运行情况,督促学院电子信息管理员工作,在学院主任授权下处理站点“领导信箱”的管理工作(如不设学院电子信息管理员,则代理该岗位职责。)。
七、负责学院级财务管理工作。
1.负责外语学院后勤保障工作,购买和管理日常办公用品。
2.负责学院财务管理工作的常规抽查。
八、负责学院院务委员会、学术委员会的日常事务管理工作。
1.担任学院院务委员会会议、学术委员会会议和党政联席会议的记录工作。
2.负责安排学院内会议、活动的地点及其他资源,安排学院内会议的记录工作。
九、负责办理学院领导日常办公事务和各项服务工作。
1.协助学院负责人做好特殊情况师生的照顾工作。
2.在学院领导的指导下,具体负责外语学院安全、防火工作,做好计划制定、措施检查、专项工作总结。
3.负责对外联系、接待工作以及领导临时交派的各项工作。
zz师范学院外语学院
副主任
1、负责学院日常工作的开展
2、负责学院各项活动、会议和工作的组织和落实工作；督促各部门贯彻或落实会议决议或精神。
3、负责起草学院综合性工作计划、报告、总结、规划、决议等文件；
4、负责学院内、外各部门之间的协调工作、负责来访人员的接待。
5、负责学院组织人事管理、员工福利、工会活动等工作；
6、负责学院内保密、消防、安全保卫、计生、后勤等工作；
财务
人员1、负责做好学院各项经费的预算、统计汇总、支出工作；
2、做好学院内外各种财务往来过程中的审核、报帐等工作；
3、负责学校财务处以及公司财务部沟通、联系工作；
文员
1、负责协助副主任做好各项工作；
2、负责文件、通知的收发、登记、传阅、保管、归档、外送等以及办公室文字录入工作；
3、负责办公室办公用品的领发、登记和保管工作；
4、协助副主任做好后勤、考勤、工会活动组织安排等工作；
5、负责外来人员的来访、来电、接待工作；
学院后勤总公司办公室主任岗位职责
一、严格遵守党纪国法、校规校纪,总公司章程和规章;
二、树立良好的职业道德和服务意识,爱岗、敬业、奉献、坚持“三服务、三育人”宗旨,了解服务对象的各种需求,做到服务热情、周到、及时、礼貌。
三、协助总公司领导处理公司日常办公事务,负责有关会议的筹备、记录,落实会议的有关决议,布置会议研究决定的各项工作任务。
四、负责具体做好总公司的季度、年度工作计划,工作总结及总公司日常规章制度的制订、落实。
五、协助公司领导做好上传下达、监督检查、综合协调等工作。
六、经常深入基层听取意见、调查研究,掌握、了解各中心工作开展落实情况及存在的问题。
七、负责做好来信、来访的接待、处理、协调等工作。
八、完成学院、总公司交办的其他任务。
职业学院办公室副主任(分管文秘)岗位职责
1、负责文秘工作,起草学院重要报告、领导讲话及其它重要文稿。
2、负责学院党政文件的管理与编印。
3、组织学院《年鉴》的编纂出版和大事记的编审工作。
4、协助主任做好调研工作。
5、审核党政系统各部门、各单位的年度工作计划和年度工作总结。
6、分管信息工作,负责全院信息的搜集、汇总和对上级部门的报送。
7、分管保密、综合档案管理和文印工作。
8、完成学院领导和主任交办的其它工作。
学院(校)后勤总经理办公室主任工作岗位职责
总经理办公室主任是在总经理领导下,协助总经理处理总公司的日常行政事务工作。
一、按照总经理办公室的职责范围,主持全室的日常行政工作。
二、协助总经理召集全公司员工大会、总经理办公会议等,做好会议记录,负责督促检查会议决议执行情况,当好总经理的助手和参谋。
三、在总经理领导下,负责组织起草总公司工作计划、总结决议、报告、规章制度等文件。负责编排月度主要活动日程表。
四、根据总公司领导指示和有关会议决定,组织草拟和发布通知、通告、会议纪要及其他文件。负责总公司公文、函电、报表的初批、拟办和催办工作。
五、负责做好来信来访的接待工作,处理好信息反馈。
六、正确贯彻执行有关人事、劳动工资等方面的政策和规定,做好各中心(部门)的绩效考核与职能监控工作。
七、掌握全公司综合统计工作,负责组织协调几个部门共同办理的全局性工作。
八、检查、指导各中心(部门)员工的政治、业务学习;加强内务工作管理,督促检查办公室工作人员履行岗位职责,予以考核。
九、负责组织全公司的安全生产活动和劳动保护工作。
十、注意调查研究,主动了解、收集情况和问题,提出处理意见,为领导决策时提供参考。认真做好总公司领导交办的其他工作。
副主任
1.负责学生服务管理工作,处理学生在学习过程中的各种问题;
2.协助做好学风、院风建设工作,负责组织、指导学生开展各种活动;
3.协助对毕业生进行思想教育和就业推荐工作;
4.协助做好班主任管理工作;
5.负责组织和开展校友会各项工作;
档案管理
1、负责毕业生档案资料的核实和整理工作;
2、负责毕业学生档案的制作和转移工作;
班主任
1、负责制订班级工作计划,做好本班学生的导学工作;
2、负责学院、教师、学生之间的联系工作,协助学院做好校友会的各项工作;
3、负责了解教学情况,及时向学生传达学校
职业学院办公室副主任(分管行政工作)岗位职责
1、负责学院的日常接待与礼仪工作,协助主任做好信访工作。
2、协助主任做好对院领导的服务工作,做好部门之间的协调工作和督查、督办工作。
3、协助主任做好接待工作,做好对外联络和校际联谊工作。
4、负责四季作息时间的调整和节假日值班的安排工作。
5、协助主任做好会务工作。
6、负责学院领导的内勤服务及办公室内部事务管理工作。
7、做好学院领导和主任交办的其它工作。
1.协助系领导组织、协调、检查、督促系内工作,为系领导决策提供可靠的事实和科学依据;
2.根据系领导和学院有关要求,负责起草系工作计划、报告、总结、通知,办理系其它公文的日常处理;
3.参加系党政联席会议,负责系内会议记录和日常考勤;
4.负责组织、安排系内各种会议并督促检查会议决议的落实情况;组织实施系发展规划和各项规章制度;
5.负责上级和兄弟单位来系指导、参观、访问的接待安排工作;
6.负责起草系经费预算、核算、审核、分析、报告工作;
7.主管系师生实践教学的协调、组织、管理和考核工作;
8.主管系学生就业的宣传、组织、推荐和跟踪考核工作;
9.负责检查、督促系安全、纪律、后勤和保障工作;
10.完成系领导交办的其它工作。
副主任
1、负责学院日常工作的开展
2、负责学院各项活动、会议和工作的组织和落实工作;督促各部门贯彻或落实会议决议或精神。
3、负责起草学院综合性工作计划、报告、总结、规划、决议等文件;
4、负责学院内、外各部门之间的协调工作、负责来访人员的接待。
5、负责学院组织人事管理、员工福利、工会活动等工作;
6、负责学院内保密、消防、安全保卫、计生、后勤等工作;
财务
人员1、负责做好学院各项经费的预算、统计汇总、支出工作;
2、做好学院内外各种财务往来过程中的审核、报帐等工作;
3、负责学校财务处以及公司财务部沟通、联系工作;
文员
1、负责协助副主任做好各项工作;
2、负责文件、通知的收发、登记、传阅、保管、归档、外送等以及办公室文字录入工作;
3、负责办公室办公用品的领发、登记和保管工作;
4、协助副主任做好后勤、考勤、工会活动组织安排等工作;
5、负责外来人员的来访、来电、接待工作;
学院后勤总公司办公室工作职责
(1)协助管理者代表实施质量管理体系运行的各项考评、管理工作,组织质量管理体系的内部审核,确保质量管理体系有效运行;
(2)监督实施公司质量管理体系运行的各项管理工作,组织质量管理体系的内部审核,确保质量管理体系有效运行。
(3)建立和完善公司各项规章制度,并督促检查各部门规章制度的贯彻情况。
(4)负责草拟公司工作计划、汇报材料、工作总结;审核以公司名义上报和发布的各类文件和信息。
(5)负责公司各类会议的准备工作,做好会议记录和起草会议纪要,决议事项的督办与落实。负责公司重大活动的组织安排及服务工作。
(6)负责公司员工的思想教育和人力资源管理工作,包括员工的招聘、培训、考核、奖惩和辞退等管理工作。
(7)负责公司的宣传报道工作,完善公司网页的管理,维护宣传橱窗的更新工作。
(8)做好公司各类文书档案和有关资料的管理归档工作,加强保密工作,严格公司印鉴和介绍信的管理与使用。
(9)负责公司设备台帐和监视测量设备台帐的管理,监督使用部门按要求操作。
(10)负责各类信息的收集和分析,及时研究改进措施,并协调处理好各相关部门之间的关系,不断的持续改进质量管理体系的有效性和适宜性。
(11)严格车辆管理,本着安全、迅速、高效的原则,保证车辆的完好,降低成本,提高服务质量,努力做到增收节支。
(12)严格资产管理,加强成本核算,管理好公司的财产。提高经济效益,降低成本,防止国有资产的流失。协调、配合好各部门之间的工作。
学院党委组织部人才办公室主任岗位职责
1、按照党管人才的工作方针、政策,协调人才工作有关职能部门,认真落实知识分子政策,搞好调查研究,提出工作建议。
2、及时了解和掌握全校人才队伍状况,结合学校特点建立高层次人才库;
3、参与起草贯彻落实上级关于人才工作的有关文件,做好人才工作贯彻落实的综合、协调和督查。
4、协助人才工作职能部门组织学院国家、省级优秀专家的推荐工作。
5、了解掌握国家和我省人才队伍建设工作的方针、政策和有关规定,了解掌握省内外人才队伍发展现状,并向领导提供信息资料。
学院(校)总经理办公室秘书工作岗位职责
办公室秘书在办公室主任领导下,协助主任处理办公室的日常事务工作。
一、负责总公司办公会议和其他重要会议的准备、记录和资料整理等工作。
二、主动收集总公司的运行情况,及时做好宣传报道工作。
三、负责编排每周主要工作安排表,安排节假日干部值班工作。
四、协助主任做好来宾接待和信访工作,认真接听师生投诉电话,并做好记录和反馈工作。
五、负责总公司文件、资料的电脑打印和校对工作。
六、及时做好各类文件的收发、传递、呈批、立卷、归档工作。
七、严格执行保密制度,定期收集、整理有关档案资料,及时整理归档。
八、按时收发各中心(部门)的考勤考核表和部门工作月度报表,及时交主管领导审阅。
九、协同做好员工的考勤考核工作,负责审核员工请、销假手续,核签补休证明。
十、协助做好招聘员工的登记工作,负责发放上岗证件。
十一、完成领导交办的其他工作。
副主任
1.协助上级部门关于网络教育招生工作的政策及规定;制定我院相关的招生工作政策、规定;
2.协助落实招生计划、市场调研等工作;
3.协助组织招生宣传、报名、录取工作;
4.协助组织校外教学中心申报、联系和管理工作;
5.负责组织策划新闻媒体的招生宣传、广告策划过程的各项工作;
文员
1.负责编印招生资料、招生简章等;跟踪新闻媒体的招生宣传、广告策划工作;
2.负责招生过程中的来电、来信咨询工作;
3.负责招生过程中文件、资料的整理、上报工作;
4.负责入学考试安排、入学资格复查工作及录取工作;
招生办公室是学校负责招生管理的职能部门，主要负责江苏城市职业学院常州办学点和常州广播电视大学各类学历教育的招生工作，其主要职责是：
1、按照省、市招办的要求和省电大招办的部署，根据社会发展的需要与学校的实际情况，制定年度招生计划，并负责计划的申报和落实工作。
2、会同各专业系做好学校新设专业的申报和审批工作。
3、做好各类招生的宣传发动、生源组织工作，制订各类招生简章，负责学校各类生源的（报名）录取工作，努力完成各类招生计划。
4、办理新生转学、转专业手续。
5、负责全校“专转本”工作
6、协调和指导各辖市、区电大分校的招生工作。
7、定期召开学校招生工作会议，提出实施性指导意见，并做好招生工作的总结、评比等工作。
8、按时完成上级主管部门和校领导交办的其它工作
副主任
1.协助上级部门关于网络教育招生工作的政策及规定；制定我院相关的招生工作政策、规定；
2.协助落实招生计划、市场调研等工作；
3.协助组织招生宣传、报名、录取工作；
4.协助组织校外教学中心申报、联系和管理工作；
5.负责组织策划新闻媒体的招生宣传、广告策划过程的各项工作；
文员
1.负责编印招生资料、招生简章等；跟踪新闻媒体的招生宣传、广告策划工作；
2.负责招生过程中的来电、来信咨询工作；
3.负责招生过程中文件、资料的整理、上报工作；
4.负责入学考试安排、入学资格复查工作及录取工作；
一、办公室在院党政领导下开展工作，主要职责是为院教学、科研做好服务，为教职员工做好服务。
二、办公室设主任一人，党务一人，教务二人，事务一人。
三、负责起草学院综合性计划、工作报告、总结、发展规划、会议决议等，组织拟定以学院名义发布的有关行政事项的布告、通知等。
四、负责组织和安排院务会议及全员教职工大会，做好会议记录，整理会议纪要，并贯彻落实党政联席会议的决议。
五、配合分党委书记、副书记做好分党委的组织发展、组织建设、党支部建设、组织生活、党员教育等党内各项活动，适当的基层组织建设工作落到实处。
六、负责上级党政机关来文的收签、传阅、催办。
七、保管、使用好学院党政等有关印章。
八、负责学院党政文书档案，科技档案的收集、统计、整理、存放及院内党政文书的打印。
九、按教学计划，负责制定各级各类学生的课程表、学校教育类公共课的教师安排、教师安排以及及时收缴教学进度表、登记汇总学生成绩、规范管理好各级各类学生学籍成绩档案。
十、配合院领导及各系（所、中心、园）做好对外的有关联络联系工作，做好日常管理和事务工作。
十一、准确及时上报各种报表及材料。
十二、负责做好院内外教职工及群众的来访接待，社会各界来信的收转、处理、催办和有关业务联合单位的来往接待工作。
十三、负责安排学院办公用车及其他日常事务性工作。
十四、积极完成学院领导及教职工临时交办的其他工作。
十五、办公室人员必须做到遵守工作纪律，遵守作息时间，坚守工作岗位，提高工作效率。
副主任
1.负责学生服务管理工作，处理学生在学习过程中的各种问题；
2.协助做好学风、院风建设工作，负责组织、指导学生开展各种活动；
3.协助对毕业生进行思想教育和就业推荐工作；
4.协助做好班主任管理工作；
5.负责组织和开展校友会各项工作；
档案管理
1、负责毕业生档案资料的核实和整理工作；
2、负责毕业学生档案的制作和转移工作；
班主任
1、负责制订班级工作计划，做好本班学生的导学工作；
2、负责学院、教师、学生之间的联系工作，协助学院做好校友会的各项工作；
3、负责了解教学情况，及时向学生传达学校﹑学院的通知规定及各项文件精神；
4、协助开展相关教学工作；
学院工会办公室主任岗位职责
一、统筹安排办公室的各项工作,组织办公室人员保质、保量、按时完成各项工作任务。
二、负责工会工作计划、总结的起草工作,负责对工会发文、通知和信函的审核。
三、做好文件批阅和催办工作。
四、负责各种会议、学习活动的准备和组织工作;遵守工会财务制度,管好用好工会财物。
五、负责对外宣传报道,承担学院《简报》工会工作的组稿工作。
六、协助主席做好对外联络工作。
七、协助主席建立健全各种规章制度,实现工会工作制度化、规范化。
八、深入实际,调查研究,及时总结工作经验,为领导决策当好参谋。
九、完成领导交办的其他工作任务。